附 錄 3

由教科文組織贊助的第 2 類機構和中心的續延評估程序指導方針

 

背 景

1. 教科文組織建立了多個第 2 類機構/中心。這些機構/中心在各自專業領域發揮了國際或地區中心及專業知識/卓越中心的標桿作用，為會員國、合作伙伴以及內部而言教科文組織總部外辦事處網絡提供技術援助與服務。在這一背景下，希望第 2 類機構/中心能夠為實現本組織的戰略性計劃目標以及本文件所載的《第 2 類機構和中心綜合戰略》做出直接貢獻。根據該戰略，在決定續延現有協定之前，必須進行正式審查。為便于參考，下文轉載了該戰略的相關規定。

2. A.3 定期審查和評估

A.3.1 所締結的建立第 2 類機構或中心的協定應有明確期限，最長不超過六年。協定可由總干事根據 A.3.2 和 A.3.3 中所述的審查情況以及 A.3.34 中提及的評估情況，并在執行局作出決定后予以展期。

A.3.2 在協定期滿至少六個月前，總干事將對相關機構和中心的活動及其對大會批準的本組織戰略性計劃目標和第 2 類機構和中心戰略的貢獻進行一次審查。

A.3.3 總干事將把審查結果寫入給執行局的關于計劃執行情況的報告，并就是否應保留、終止或不再續延由教科文組織贊助的第 2 類機構或中心的地位提出建議。對每個受審查的機構和中心而言，終止或不再續延協定的決定均應由執行局作出。

A.3.4 為便于審查，內部監督辦公室將在其計劃對戰略性計劃目標進行的評估中考慮有關第 2 類機構和中心對所審查的戰略性計劃目標的貢獻。

 

目的

3. 每項審查的結果都將成為計劃部門就是否應續延一個第 2 類機構或中心的協定向總干事提出建議的依據。

4. 將和受審查的機構/中心及有關會員國分享每項審查的結果，并將如《綜合戰略》 B.4.2 所規定的，將其納入關于計劃執行情況的雙年度報告（EX/4 和 C/3 報告）當中。另外，也可登錄相關部門網站查閱關于每項審查的報告。

 

范圍

5. 為達成上述審查目的，負責進行審查和編寫符合教科文組織報告機制的報告的專家應考慮到以下參數。

(a) 機構/中心實際開展的活動是否與和教科文組織簽訂的協定所規定的活動相符；

(b) 機構/中心的計劃和活動與實現教科文組織戰略性計劃目標及協定所規定部門或跨部門計劃的優先事項和專題的相關性；

(c) 機構/中心的計劃和活動在實現其既定目標方面的效力；

(d) 在規劃和實施各項計劃方面，與教科文組織總部和總部外各級（包括教科文組織總部外辦事處和教科文組織全國委員會），以及與其他相關專題的第 1 類和第 2 類機構/中心協調互動的質量；

(e) 與政府機構、公共/私營合作伙伴及捐助方之間的伙伴關系的質量；

(f) 組織安排，包括管理、治理和問責機制的性質和質量；

(g) 用于確保可持續機構能力和可行性的人力和財務資源庫、各種機制和能力的質量以及特定環境下的機遇和風險 ；

(h) 籌集預算外資金的程序以及這類預算外資金在多大程度上符合教科文組織的戰略性計劃目標。

 

職責和職能

6. 第 2 類部門協調人負責管理和協調審查工作。為此，經與內部監督辦公室（IOS）磋商，協調人擬定審查職權范圍,并在內部監督辦公室的支持下，遴選獨立專家開展審查并撰寫報告。遴選專家應負責根據所提供的職權范圍開展審查并撰寫報告。該報告定稿前應征求部門協調人、戰略規劃編制局和內部監督辦公室的意見。審查結果將由一個部門審查委員會審議，委員會將向總干事建議延期還是廢止現有協定。總干事將在其提交給執行局的計劃執行報告（EX/4 和 C/3 號文件）（以及可能在部門戰略中預計到的任何所屬部門機構的報告）中提出這些審查的結果包括延期或廢止某一特定協定的建議。總干事在決定給予某一協定延期之前應得到執行局的批準。一旦執行局決定協定終止或不再延期，東道國會員國應得到有關該決定的正式通知。

7. 戰略規劃編制局將與相關的第 2 類部門協調人協調，將所開展審查的結果納入總干事關于計劃執行情況的雙年度報告（EX/4 和 C/3 號文件）。負責管理和協調審查進程的部門將負責把報告通知相關中心/機構并在其網站上發布。審查組

8. 審查組由部門協調人與內部監督辦公室協商選定的獨立專家組成。專家的簡歷需要證明其在機構/中心的專門領域以及在評估實踐中記錄良好。另外，最好詳細了解教科文組織及其計劃。

 

背景文件

9. 機構/中心將向審查組提供下列文件：

– 會員國與教科文組織之間關于設立本機構/中心的現有協定復印件一份；

– 年度進展情況報告和關于對教科文組織計劃目標的貢獻的雙年度自我評估報告；

– 對財務報表的定期獨立審計報告；

– 工作人員名單；

– 主要出版物清單；

– 捐助方和項目伙伴清單；

– 理事會會議記錄；

– 向會員國提供的支持；

– 現有審計和評估報告；

– 與主題相關的其他第 2 類機構/中心以及教科文組織計劃相關的網絡建設成果說明

 

應交付的成果

10. 審查報告草案：在編制審查報告草案的過程中，應有充足時間與教科文組織的有關計劃部門以及有關利益相關方，包括建議指定該機構/中心的國家政府以及該機構/中心本身討論已提出的審查結果和建議。

11. 最后報告的結構如下：

? 內容提要（最多四頁）；

? 審查宗旨；

? 審查范圍；

? 方法；

? 審查結果；

? 建議；

? 附件（包括審查清單、數據收集工具、查閱的主要文件、職權范圍）。

12. 報告將以英文和（或）法文書就。

 

后 勤

13. 當地旅行、材料、秘書處支持和辦公空間需要由接受審查的機構/中心提供。專家負責電信和文件打印。教科文組織的有關計劃部門將提供一切相關信息，從而盡可能為審查工作提供便利。

 

預 算

14. 應請接受審查的第 2 類機構/中心或東道會員國考慮負擔與編寫審查報告有關的一切費用，包括專家考察的費用，或者探索由預算外資金支付審查費用的可能性。

 

時間安排

15. 審查至遲于協定期滿前六個月進行。負責審查的專家的任務期限以及分配給報告定稿的時間由第 2 類部門協調人確定，必要時與總部外具體負責的協調人協商確定。